Przetwarzanie danych osobowych

INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ

Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „ROW-BEST II” 

Bernadeta Ostrowska, Adam Ostrowski, Piotr Szczygielski

Informacje zawarte w niniejszym dokumencie dotyczą przetwarzania przez Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „ROW BEST II” Bernadeta Ostrowska, Adam Ostrowski, Piotr Szczygielski s.c.

z siedzibą w Chorzowie (41-503) przy ul. Głównej 105  (zwanym dalej: ROW-BEST) danych osobowych Klientów, Kontrahentów, Współpracowników i ich pracowników (zwanym dalej: Podmiotem Danych) w związku z zawieranymi umowami na świadczenie usług. informacje są zgodne z unijnymi przepisami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – tzw. RODO).

1. Administrator danych i dane kontaktowe

Administratorem danych jest Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „ROW BEST II” Bernadeta Ostrowska, Adam Ostrowski, Piotr Szczygielski s.c.

Dane kontaktowe do ROW-BEST: ul. Głowna 105, 41-503 Chorzów tel. 32 245 9119

1. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe Podmiotu Danych są przetwarzane w celach: 

• wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy (np. przyjmowanie zamówień, świadczenia usług, sprzedaży produktów obsługi zleceń i wniosków, rozpatrywania reklamacji); 
• wypełnienia prawnych obowiązków ciążących na administratorze danych oraz realizacji zadań w interesie publicznym (np. wykonywanie zadań związanych z bezpieczeństwem i obronnością, przechowywanie dokumentacji podatkowej); 
• wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez ROW-BEST (np. marketing bezpośredni własnych produktów, zabezpieczenie i dochodzenie roszczeń, zabezpieczenie i ochrona przed roszczeniami Abonenta lub osób trzecich); 
• marketingowych, nie wynikających z prawnie usprawiedliwionych interesów realizowanych przez ROW-BEST (np. marketing usług i produktów podmiotów  trzecich, marketing własny niebędący marketingiem bezpośrednim).
• Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Podstawami prawnymi przetwarzania danych są: 

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), w szczególności art. 6 tego rozporządzenia ustanawiający ogólne zasady zgodności przetwarzania danych; 
• zgoda – w sytuacjach gdy ROW-BEST jest uprawniony lub zobowiązany do przetwarzania danych na podstawie wyraźnej zgody i wynika to z wcześniej powołanych aktów prawnych.
• Prawnie usprawiedliwione interesy

W przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez ROW-BEST lub przez stronę trzecią), ROW-BEST informuje, że prawnie uzasadnionymi interesami realizowanymi przez administratora są: 

• marketing bezpośredni własnych produktów,
• zabezpieczenie i dochodzenie swoich roszczeń oraz zabezpieczenie się i ochrona przed roszczeniami ze strony Podmiotu Danych.
• Odbiorcy danych

Zgodnie z definicją „odbiorcy”, umieszczoną w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych, wymienioną w art. 4 pkt 9, ROW-BEST informuje Podmiot Danych, że jego dane osobowe w trakcie ich przetwarzania mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców: 

• Podmiotowi Danych oraz osobom upoważnionym przez Podmiot Danych; 
• upoważnionym osobom zatrudnionym przez ROW-BEST lub w podmiotach powiązanych z nim kapitałowo lub osobowo;
• podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie i w imieniu ROW-BEST oraz osobom upoważnionym, zatrudnionym w tych podmiotach (np. realizacja marketingu przez firmy zewnętrzne, windykacja należności i dochodzenie roszczeń w oparciu o usługi firm zewnętrznych); 
• stronom trzecim - w przypadku zgody Podmiotu Danych na przekazanie danych (np. w razie przekazania danych w celach marketingowych, w razie sprawdzenia wiarygodności Podmiotu Danych przez  Biura Informacji Gospodarczej, w przypadku realizacji polecenia zapłaty) lub w przypadku korzystania przez ROW-BEST z przysługujących praw (np. w razie cesji wierzytelności wraz z przekazaniem danych osobowych związanych z wierzytelnością); 
• organy publiczne, które mogą otrzymywać dane w przypadkach innych niż w ramach konkretnego postępowania prowadzonego zgodnie z prawem Unii lub prawem polskim.
• Przetwarzanie danych w państwach trzecich

ROW-BEST nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza Unię Europejską) lub organizacji międzynarodowych. W przypadku gdyby taki zamiar powstał ROW-BEST będzie czynił starania aby w razie konieczności przekazania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej było to państwo lub organizacja, wobec których Komisja Europejska (zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych) stwierdziła odpowiedni stopień ochrony. W innym przypadku ROW-BEST będzie mógł przekazać dane osobowe do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej wyłącznie pod warunkiem zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń i pod warunkiem obowiązywania egzekwowalnych praw osób, których dane dotyczą i skutecznych środków ochrony prawnej, o których mowa w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych oraz z uwzględnieniem przekazania Podmiotowi Danych informacji o możliwościach uzyskania kopii danych lub o miejscu udostępnienia danych.

1. Okresy przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane:

• w przypadku gromadzenia danych osobowych na potrzeby realizacji zamówienia lub zawarcia Umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO): od momentu zebrania danych przed zawarciem umowy w celu jej zawarcia lub od momentu zebrania tych danych w trakcie zawierania Umowy lub od momentu zebrania tych danych w trakcie trwania umowy (w razie uzupełnienia lub aktualizacji danych w trakcie trwania Umowy) do czasu rozwiązania umowy lub realizacji umowy po momencie jej rozwiązania (np. rozpatrywanie reklamacji);
• w przypadku gromadzenia danych osobowych w celu wypełniania obowiązków wynikających z przepisów prawa lub w związku z realizacją zadań w interesie publicznym (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c i e) przez okres realizacji obowiązków i zadań wynikających z poszczególnych przepisów prawa;
• w przypadku przetwarzania danych osobowych w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów ROW-BEST (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) dane będą przechowywane nie dłużej niż w okresie sześciu lat od momentu rozwiązania umowy lub do momentu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu wobec przetwarzania w takim celu;
• w przypadku gromadzenia danych osobowych na podstawie zgody (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO): od momentu wyrażenia zgody na przetwarzanie danych nią objętych (również w trakcie realizacji umowy) do momentu realizacji wniosku o wycofanie tej zgody, w przypadku jej wycofania, lub do momentu odnotowania sprzeciwu;
• poza sytuacjami wymienionymi powyżej dane będą mogły być przechowywane w okresie ograniczenia przetwarzania tych danych ustanowionego na wniosek Abonenta, wniosek organu nadzorczego – w sytuacjach przewidzianych przez RODO w art. 18 oraz art. 58.

W każdym momencie przetwarzania danych osobowych ROW-BEST kieruje się zasadami ograniczenia celu, minimalizacji danych i ograniczonych okresów przetwarzania.

1. Prawa Podmiotu Danych związane z przetwarzaniem danych osobowych

Podmiotowi Danych przysługuje prawo żądania dostępu do treści jego danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Dodatkowo Podmiot Danych posiada prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do przenoszenia danych. Realizacja wymienionych w niniejszym akapicie praw odbywa się zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) – w oparciu o definicje i mechanizmy opisane w tym rozporządzeniu.

W przypadku gdy ROW-BEST przetwarza dane osobowe na podstawie zgody Podmiotu Danych, Podmiot Danych ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Podmiot Danych ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na zasadach określonych przez ogólne rozporządzenie o ochronie danych, a w szczególności na podstawie art. 77 tego rozporządzenia. W Polsce Organem nadzorczym od 25 maja 2018 r. jest Urząd Ochrony Danych Osobowych.

1. Kategorie danych. Wymóg podania danych. Konsekwencje braku podania danych.

ROW-BEST informuje, że podanie następujących danych jest wymogiem umownym i jednocześnie warunkiem zawarcia Umowy: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres. Podanie innych danych, takich jak: numery telefonów kontaktowych, adresu poczty elektronicznej jest wymogiem umownym, ale nie jest warunkiem zawarcia lub realizacji Umowy. Podanie wszystkich danych jest dobrowolne. Konsekwencją braku podania danych, które są warunkiem zawarcia umowy jest brak możliwości zawarcia z ROW-BEST umowy. Konsekwencją braku podania danych, które nie są warunkiem zawarcia umowy jest brak możliwości wykorzystania tych danych dla celów związanych z ich zebraniem (tj. np. kontaktowanie się z Podmiotem Danych za pomocą tych danych w celu realizacji umowy, możliwość przedstawienia ofert marketingowych). 

1. Zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych

ROW-BEST nie prowadzi zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych.

1. Informacje końcowe

Zasady opisane w dokumencie mają zastosowanie od 25 maja 2018 r. – tj. od dnia rozpoczęcia stosowania RODO.

Pełny tekst ogólnego europejskiego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) znajdziecie Państwo na stronie: https://www.giodo.gov.pl/pl/569/9276